Kérdések a cégkapu küszöbén

Ha a hivatali ügyintézés fejlődik, ez általában valamilyen a digitalizáció irányába történő elmozdulást jelent. Nem meglepő: ha a salátaként magasodó papírhalmokban gyűlő ügyeket egy okos elektronikus rendszerrel váltják ki, egyértelmű az előrelépés. A cégkapu viszont sokaknak még bejáratlan vidék – összegyűjtöttem néhány dolgot, amire érdemes odafigyelni, hogy ne tévedjünk el.

Az első gyertya

A cégkapu viszonylag fiatal teremtés – épphogy betöltötte első életévét. Természetesen nóvumnak tekinthetjük, de azért nem volt világot rengető újdonság a bevezetése, hiszen a több mint 10 éve létező ügyfélkapu mintájára készült.

Utóbbinak az volt az alapötlete, hogy minden személynek legyen egy elektronikus, hivatali postaládája.
Ha az ember történetesen ügyvezető is volt, a magánjellegű értesítései mellett a céges ügyek is ideérkeztek, ami sokszor nem volt a legkényelmesebb, így régóta érett a leválasztás gondolata. A zavar ott kezdődött, amikor az első időkben még ugyanazzal a kóddal lehetett belépni…

Kettős biztonság

Éppen ezért tömegekben merült fel a kérdés: mégis mi itt a változás? Gondoljunk csak arra, amikor inkább két helyre is felírjuk a bevásárló listát, nehogy elfelejtsük.

Ezzel a logikával járnak el a hivatali szervek is: a vállalattal kapcsolatos ügyek ellenőrzésére az elsődleges felület a cégkapu, azonban az ügyfélkapunkon is megjelennek az ilyen jellegű levelek.
A hozzánk csatolt cégek levelezését tehát külön megtaláljuk az ügyfélkapu egy baloldali menüpontjában. Ez azért alakult így, hogy a cég, és a céget képviselő magánszemély is biztosan megkapja a vállalattal kapcsolatos hivatali üzeneteket.

A magánügy nem játék!

Bevett és jó gyakorlat, hogy a cégkapu eléréséhez meghatalmazást adunk egy könyvelőnek. Azonban

a „cégkapu” szót, jó, ha fejben kétszer aláhúzzuk: soha, semmilyen körülmények között ne adjuk meg az ügyfélkapu belépési adatainkat a könyvelőnknek (és másnak sem)!
Hiszen a gépkocsi vásárlástól kezdve az anyakönyvi adatainkig minden itt van, ami csak ránk tartozik. Természetesen a legtöbb pályatársamról nem feltételezem, hogy szabadidejében ezekkel szórakozna, de ha megnyitja, a számítógépe véletlenül eltárolhat adatokat – így ha kibertámadás érné, az összes ügyfele ki lenne téve az adatlopás veszélyének. Nem is beszélve arról, hogy aki mégis elkérné, az legyen gyanús! Ha nem a saját nevében viszi az ügyeinket, nincs garancia arra, hogy vállalja értük a felelősséget. Ezzel pedig súlyosan megszegné a szakmai etikát.

Cégkapu: kopogtassunk gyakrabban!

A cégkapuhoz való hozzáférést viszont annál fontosabb biztosítani a könyvelőnknek! Hiszen ezek keresztül látja a NAV-tól érkező, fontos leveleket. Persze ez nem azt jelenti, hogy átdobjuk a hozzáférést és innentől kezdve csak az ő dolga a cég ügyeit vinni – ez minden lenne, csak nem felelős vezetői hozzáállás. A rendszer ráadásul még gyerekcipőben jár, és a legtöbb hibáját úgy tudjuk kivédeni, ha magunk is legalább hetente belépünk. Épp a múltkor volt egy hivatali ügyirat, amelyet kézbesítettek is az ügyfelemnek – azonban hiába van állandó általános meghatalmazásom és cégkapu hozzáférésem, nem kaptam meg a levelet. Olyan is van, amit eleve csak az ügyvezető kap meg: például, ha a NAV felkéri, hogy tegyen nyilatkozatot. Ha pár hetente egyszer belépünk, könnyen szembe találhatjuk magunkat egy rég lejárt 3 napos határidővel. Spóroljuk hát meg ezeket a kellemetlenségeket, és ne féljünk átlépni a küszöböt!

KAPCSOLAT